Politique de vie privée

1. Dénomination

-Nom de la société : IchiGo Design

Adresse du siège social : Rue des Combattants 20 Boîte A - 7061 Soignies

Numéro d’entreprise : 0777.441.340

Site web : https://www.ichigodesign.be

Coordonnées de la personne de contact pour toute question relative à la protection des données : info@ichigodesign.be

Services : décoration d'intérieur - architecture d'intérieur

2. Personnes concernées

Nous traitons des données à caractère personnel relatives :

a. Aux représentants de nos clients ;

b. À nos clients ;

c. Aux représentants de nos fournisseurs - partenaires ;

d. Aux candidats à un travail chez nous ;

e. Aux visiteurs de notre site web et de nos lieux de travail ;

f. À d’autres personnes concernées.

Cette politique de vie privée s’applique à tout traitement de vos données à caractère personnel que nous effectuons.

3. Notre engagement en matière de protection des données

Nous déploierons nos meilleurs efforts pour rendre nos activités de traitement des données à caractère personnel conformes à la législation sur la protection des données applicable, en ce compris le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données) (le « RGPD ») et la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, telle que modifiée, supplée ou remplacée de temps en temps (la »Législation sur la Protection des Données Applicables »).

4. Finalité du traitement de vos données à caractère personnel

Lorsque vous êtes le représentant d’un de vos clients, nous traitons :

- Vos données d’identification personnelle, vos données d’identification professionnelle et vos données de contact pour l’activation, la gestion et le maintien de notre relation commerciale avec nos clients ;

- Vos données d’identification personnelle et vos données d’identification professionnelle pour nous permettre d’organiser la facturation de nos clients ;

- [Le cas échéant, vos coordonnées bancaires pour vérifier le paiement des factures liées à votre service] ;

- [Direct marketing] Le cas échéant, vos données d’identification personnelle, vos données d’identification professionnelle et vos données de contact pour l’envoi de communications à des fins marketing ; [Commentaire : envoyez-vous des newsletters ou d’autres communications marketing par e-mail à vos clients ?]

Lorsque vous êtes le représentant d’un de nos fournisseurs : nous traitons vos données d’identification personnelle, vos données d’identification professionnelle et vos données de contact pour la gestion de notre relation commerciale avec nos fournisseurs.

Lorsque vous êtes un candidat à un travail pour un poste chez nous, nous traitons vos données d’identification personnelle, vos données d’identification professionnelle, vos données de contact, les données relatives à votre vie professionnelle (compétences, qualifications, expériences, etc.) et les données à caractère personnel contenues dans votre C.V. pour évaluer votre profil par rapport à nos besoins de recrutement.

Lorsque vous visitez notre site web, nous sommes susceptibles de traiter des données d’identification électronique vous concernant de manière agrégée pour mesurer la fréquence sur notre site web, améliorer l’expérience de navigation et pour la détection et la prévention des fraudes et des failles de sécurité informatique.

Lorsque nos lieux de travail sont équipés par des caméras de surveillance, nous sommes en mesure de demander un accès à des images vous concernant, uniquement lorsque cet accès est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime de détection d’infractions ou d’incivilités et dans la mesure autorisée par la loi applicable.

Il est également possible que nous traitions certaines de vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

- Conduire des opérations de restructuration de nos activités ;

- Réaliser des audits internes et externes ;

- Gérer des litiges avec des personnes concernées et lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

Nous ne soumettons pas les personnes concernées à des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière similairement significative.

5. Traitement de vos données à caractère personnel

En qualité de responsable de traitement, nous traitons vos données à caractère personnel. Dans ce cadre, nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de vos données à caractère personnel.

6. Base du traitement de vos données à caractère personnel

Nous fournir vos données à caractère personnel peut être nécessaire :

- À l’exécution d’un contrat dont la personne concernée est partie ou à l’exécution des mesures pré-contractuelles prises à votre demande ;

- Au respect d’une obligation légale applicable que nous devons appliquer ;

- À la poursuite de nos intérêts légitimes (ou à ceux d’un destinataire de données) à condition que ces intérêts l'emportent sur vos libertés et droits fondamentaux.

Préalablement, nous vous demandons votre consentement avant de procéder au traitement de certaines de vos données à caractère personnel (par exemple, à chaque fois que le traitement de vos données implique une cession de vos droits à l’image).

Certaines de vos données à caractère personnel (par exemple, vos données d’identification personnelle, etc.) conditionne notre capacité à vous fournir notre service ou réaliser nos activités.

Les conséquences possibles liées à un refus de nous fournir vos données à caractère personnel pourraient inclure notre capacité à vous fournir notre service ou réaliser nos activités ou une violation dans notre chef d’une ou de plusieurs obligations en vertu des législations applicables (par exemple, les législations comptables ou fiscales).

7. Provenance de vos données à caractère personnel

Soit, directement auprès de vous, par exemple lors du premier contact que nous prenons avec vous.

Soit, à partir d’informations accessibles publiquement (sur Internet), par exemple lorsque nous vérifions le profil des candidats à un travail chez nous.

8. Personnes ayant accès à vos données à caractère personnel

Les membres de notre personnel en charge du suivi commercial et administratif ;
Les membres de notre équipe en charge du suivi de nos fournisseurs ;
Nos conseillers juridiques et avocats ont accès à certaines données.

9. Lieux de traitement de vos données à caractère personnel

Certains destinataires de données à caractère personnel peuvent être des organisations dont le siège est établi dans un pays situé en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE) ou de traiter certaines données à caractère personnel depuis un pays situé en dehors de l’EEE.

Dans le cas où vos données à caractère personnel sont transférées vers des pays situés en dehors de l’EEE, nous veillerons à prendre les garanties suivantes.

Le pays vers lequel les données à caractère personnel sont transférées a bénéficié d’une décision d’adéquation de la part de la Commission européenne en vertu de l’article 45 du RGPD et le transfert entre le champ d’application de ladite décision d’adéquation.

Nous avons conclu avec le destinataire des données à caractère personnel un contrat contenant les clauses contractuelles types de protection des données à caractère personnel adoptées par la Comission européenne en vertu de l’article 47 du RGPD.

- En cas de transfert vers les États-Unis, le destinataire des données à caractère personnel bénéficie d’une certification par rapport au programme EU-US Privacy Shield établi en vertu de l’article 45 du RGPD et le transfert entre dans le champ d’application du programme EU-US Privacy Shield.

10. Quels sont les délais de conservation applicables ?

Nous veillons à ce que vos données à caractère personnel ne soient conservées que pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Nous conservons les factures et autres documents comptables (qui peuvent reprendre certaines de vos données à caractère personnel) pendant une période de sept (7) ans suivant la date de leur émission conformément à la loi comptable.

Ces documents comptables peuvent, dans certains cas, contenir des données d’identification personnelle et des données de contact.

Nous utilisons aussi les critères suivants pour déterminer la durée de conservation des données à caractère personnel en fonction du contexte et des finalités de chacun des traitements :

Date de notre dernière prise de contact ;
Pour des raisons de sécurité (par exemple, la sécurité de nos systèmes d’information) ;
Pour tout conflit ou litige en cours ou potentiel avec une personne concernée ;
Pour toute obligation légale de conserver ou d’effacer les données à caractère personnel (par exemple, une obligation de conservation imposée par une loi comptable ou fiscale).

11. Vos droits

- Sous bénéfice de la Législation sur la Protection des Données Applicable, vous disposez d’un droit d’information, d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données à caractère personnel, du droit de vous opposer ou de limiter le traitement de vos données à caractère personnel, d’un droit à la portabilité des données à caractère personnel et du droit de retirer votre consentement.

- Description de chacun de vos droits :

Droit d’information : vous pouvez obtenir des informations claires, transparentes et compréhensibles sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et sur l’exercice de vos droits. Ces informations se trouvent dans la politique.
Droit d’accès : vous pouvez obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel.

Vous pouvez obtenir une copie de vos données à caractère personnel, à moins que l’exercice de ce droit ne porte atteinte aux droits et libertés d’autrui.

Droit de rectification : vous pouvez obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant si celles-ci s’avèrent inexactes.

Vous avez également le droit d’obtenir que les données à caractère personnel vous concernant soient complétées si celles-ci s’avèrent incomplètes.

Droit à l’effacement (« le droit à l’oubli ») : vous pouvez obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Toutefois, le droit à l’effacement n’est pas absolu et est soumis à des conditions particulières.

Il est possible que nous conservions certaines de vos données à caractère personnel dans la mesure autorisée par la loi applicable, et notamment lorsque leur traitement demeure nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

Vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement (lorsque le traitement est fondé sur nos intérêts légitimes et que, tenant compte de votre situation particulière, vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux prévalent).

Droit d’opposition au traitement à des fins de prospection : vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel lorsque nous traitons ces données à des fins de prospection.

Vous pouvez obtenir la limitation du traitement dans certaines circonstances (par exemple lorsque nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel mais celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice).

Droit à la portabilité des données à caractère personnel : vous pouvez, dans certains cas, de recevoir les données à caractère personnel vous concernant et que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
Droit de retirer votre consentement : si vous nous avez donné votre consentement pour un traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de le retirer à tout moment.

Toute demande relative à vos droits concernant vos données à caractère personnel que nous traitons en capacité de responsable du traitement à notre personne de contact pour toute question relative à la protection des données en utilisant ses coordonnées reprises dans la politique.

Nous nous engageons à instruire votre demande dès que matériellement possible et toujours endéans les délais prévus par la Législation sur la Protection des Donnés Applicable. Veuillez noter qu'il est possible que nous conservions vos données à caractère personnel pour certaines finalités lorsque cela est requis ou autorisé par la loi.

Veuillez noter également que nous sommes susceptibles, en cas de doute quant à votre identité, de vous demander une preuve d’identité afin de prévenir tout accès non autorisé à vos données à caractère personnel.

12. Niveau de sécurité

Afin d'assurer un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement de vos données à caractère personnel, nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Nous adoptons les meilleures pratiques du secteur pour veiller à ce que les données à caractère personnel ne soient pas de manière accidentelle ou illicite, détruites, perdues, altérées, divulguées de manière non autorisée ou accéder de manière non autorisée.

13. Questions et réclamations

Dans le cas où des questions ou réclamations à propos de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, veuillez les adresser au préalable à notre personne de contact pour toute question relative à la protection des données en utilisant ses coordonnées reprises dans la politique.

Vous pouvez adresser une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. L'autorité compétente pour la Belgique est : Autorité de Protection des Données, rue de la presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact@pd-gba.be.

14. Quoi d'autre ?

Nous nous accordons le droit de mettre à jour la politique de temps en temps. Nous vous informons des éventuels changements que nous serions amenés à réaliser.

En cas de litige ou d'incompatibilité entre une disposition de la politique et une disposition d'une autre politique ou d'un autre document relatif au traitement de données à caractère personnel, la disposition de la politique prévaudra.